Factorial: el software que revoluciona la gestión de RRHH

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Factorial - App de recursos humanos

Si le mencionamos el teletrabajo a algún gerente, probablemente se sienta inmediatamente perdido. Se preguntaría cosas como:

¿Cómo voy a supervisar a los empleados que no puedo ver?

¿Mis trabajadores enviarán correos electrónicos de fichaje mientras están viendo Netflix sentados en el sofá?

¿Realmente se puede mantener la profesionalidad estando en casa en pijama? 

Pues bien, hay que entender que detrás de todos estos temores, se esconden muchísimas oportunidades. El teletrabajo ha cambiado mucho desde que apareció el COVID. Ya se ha demostrado que el teletrabajo se puede conseguir con una gran plantilla de empleados si se planifica y gestiona con éxito.

Se puede considerar una oportunidad única para que una organización genere confianza y productividad entre los empleados. De hecho, se puede emplear como una iniciativa estratégica de gestión del talento, que a su vez, mejora la atracción, el compromiso y la retención de los empleados.

Otro punto importante que se ha demostrado tras el impulso del teletrabajo es el ahorro en la gestión de los recursos humanos y organización de empleados. Obviamente, hay algunos trabajos que no son adecuados para el teletrabajo, como los puestos que requieren una presencia en el lugar. Pero sin duda alguna, existen otros que son más flexibles en cuanto a ubicación y algunos trabajos tienen elementos de ambos combinados.

No todos los puestos de los diferentes departamentos son aptos para el teletrabajo

Los gerentes que descartan la modalidad de teletrabajo por esta “excusa”, pueden estar dejando pasar una oportunidad y beneficios organizativos más amplios.

 

Qué es Factorial

Factorial es una plataforma de recursos humanos que está orientada a simplificar las tareas de este sector laboral.

Además, tiene como objetivo atraer y fortalecer a los encargados para que puedan exprimir al máximo la gestión de trabajo. Esto significa que Factorial es capaz de mejorar muchísimos aspectos como el clima laboral y competitivo, el talento de los encargados y el employer branding.

Sin duda, Factorial es una aplicación muy completa que en los tiempos de pandemia en los que estamos, puede ayudar muchísimo a pequeñas y grandes empresas. Se podrá usar desde cualquier dispositivo, sin depender de ningún software ejecutable, ya que este programa se usa desde la nube.

También se puede usar desde móvil, es algo parecido a Slack, que también es un software que sirve para gestionar equipos de trabajo en negocios que no cuentan con todos sus trabajadores “reunidos”.

Factorial permite olvidarte de gestionar al 100% tareas administrativas de Recursos Humanos, ofrece gestión de ausencias y vacaciones de los trabajadores, incidencias en nóminas, gestión de documentos, control de horarios y un montón de opciones más.

Por qué recomendamos usar Factorial

Sin duda alguna, como ya hemos comentado, en plena pandemia mundial, gestionar una empresa puede hacerse complicado.

Mitad de la plantilla teletrabajando, la otra mitad de forma presencial, un lío terrible.

Con Factorial puede organizar con seguridad todos los datos relacionados con los empleados, su documentación, horarios y jornadas laborales, horas extras y acceso a nóminas.

Los trabajadores que estén en modo remoto, podrán descargar y acceder a sus nóminas y también fichar todas las horas extra que hayan realizado. Por otro lado, la propia gestoría también tendrá acceso a esta plataforma para realizar las nóminas de los trabajadores.

Que el propio empleado sea el que puede realizar todo esto es un gran paso en el sector laboral, a día de hoy, la mayoría de trabajadores tienen que solicitar la nómina a sus superiores y esperar a que se la entreguen, con Factorial todo está a un golpe de clic.

Control de vacaciones

El control de horarios, vacaciones y turnos es también algo destacable en este programa. Todos los trabajadores tendrán acceso al calendario y podrán elegir sus días de festividad.

“Hasta la vista, papeleo” , así es como Factorial destacada esta opción de su software.

Con el programa, todos los trabajadores podrán cuadrar sus horarios online, sus ausencias o días de vacaciones.

Dentro del software de Factorial, existen diferentes tipos de perfiles. El manager podrá definir distintos perfiles, entre ellos: administrador, asesor, manager, asesor y trabajador.

A su vez, cuenta con un calendario en el que los trabajadores podrán elegir entre varias opciones, ausencia por vacaciones, ausencia por enfermedad o ausencia por formación.

Este punto es sin duda indispensable, ayuda a mejorar la comunicación entre todos los empleados. Cada usuario contará con un tipo de perfil con el que podrá acceder a diferentes apartados del software.

En el caso de los manager y supervisores, la visión es algo diferente, ya que tienen permisos para controlar al 100% el panel.

factorial vacaciones

Portal de empleado

El portal de empleado tiene una vista muy intuitiva. Cada trabajador dispondrá de un lugar para él, en el que tendrá almacenados todos sus documentos relacionados con el trabajo.

Por ejemplo, sus nóminas, sus bajas laborales, sus pagas extra, sus horas extra y su trayectoria profesional (por ejemplo, si ha ascendido).

Desde este apartado podrá modificar y actualizar información personal, solicitar las vacaciones, hacer los registros de jornada, responder a las evaluaciones sobre su desempeño, comunicarse con los distintos cargos y compañeros de la empresa y exponer cualquier duda o sugerencia.

Factorial está adaptándose a las necesidades que está imponiendo el teletrabajo debido al COVID, en cuestión de meses, ya han integrado multitud de opciones orientadas al teletrabajo.

Control horario en modalidad de teletrabajo, métodos nuevos para registrar las jornadas con reconocimiento facial, registro salarial, gestión de turnos en modalidad presencial y remota y apartado de comunicación de errores para que los teletrabajadores puedan informar de cualquier error desde su casa.

Portal de reclutamiento de trabajadores

Imagínate lo que sería realizar entrevistas cada día en plena pandemia mundial. Con la modalidad del teletrabajo, ya directamente se ofrecen puestos de trabajo de forma remota.

Con Factorial existe la opción de crear un portal de ofertas personalizado, totalmente online y con la marca de la empresa.

Los aspirantes podrán acceder al portal, dejar su curriculum, realizar entrevistas de forma remota y firmar su contrato.

En este portal también se pueden añadir fotos de equipo, de los espacios de trabajo de tu empresa y describir al máximo los requisitos de la oferta laboral.

El futuro empleado podrá navegar por el portal, ver quién forma el equipo de la empresa y cuáles son sus instalaciones.

De este modo, si pasa a la fase de entrevista, podrá ir más seguro e informado de como funciona la empresa. Es una forma de darle “vida” a la marca o empresa, tal y como la adquiriría la persona que acude a la instalación a realizar una entrevista presencial.

entrevista factorial
Portal para entrevistas

Firma electrónica

Este punto, a nosotros sin duda nos encanta. A día de hoy, el avance tecnológico en los trámites más corrientes está avanzando. Por ejemplo, sellar el paro desde casa, cumplimentar para presentar documentación, pedir cita al médico de forma online e incluso pedir cita online a tu entidad bancaria.

La firma electrónica es un punto muy pero que muy importante. Ser seleccionado para un trabajo de forma remota y tener que ir a firmar el contrato laboral a kilómetros de casa es algo que no tenía sentido.

Y aunque no lo creas, ocurría, personas que aceptaban un trabajo de forma remota viviendo en Madrid y que han tenido que viajar a Barcelona para firmar y aceptar el alta laboral.

Con Factorial esto se ha acabado, cuenta con una plataforma de firma electrónica con la que se podrán firmar y guardar cualquier tipo de documento.

Es totalmente legal, seguro y rápido. De este modo se optimiza muchísimo tiempo y a su vez, se mejora la tecnología para liberarte de un soporte físico pesado.

firma digital
Firma digital

Introducción a Factorial

Cuenta con una interfaz muy fácil de usar y el alta es tan sencilla y rápida que en pocos minutos puedes empezar a mejorar tus procesos, pero vamos a desglosarlo a continuación.

Al ingresar en la plataforma, en su página de inicio (la Home), encontramos las opción más utilizadas de Factorial. 

Home

Factorial cuenta con un diseño limpio e intuitivo, cualquier tipo de empleado será capaz de utilizarlo, no obstante, siempre ofrecen formación gratuita para todas y cada una de sus opciones.

En la home se puede acceder a las tareas pendientes, novedades y noticias, próximos eventos o reuniones, alertas, ausencias, publicaciones de la comunidad, comunicados de la empresa, reloj para registro de entrada y nóminas.

Pestañas principales de la Home

Inicio: Esta será la pestaña principal, en ella encontrarás un breve resumen de opciones y accesos directos. Fichajes en curso, próximas ausencias o vacaciones, próximos eventos y próximos festivos. Digamos que es un resumen con accesos directos a las opciones más importantes.

Mi Perfil: En este apartado los trabajadores podrán encontrar toda la información y documentación sobre su actividad laboral. Nóminas, partes médicos, títulos de formación, horas realizadas, horas extra y información personal.

Ausencias: En este apartado hay calendario conjunto con todo el resto de trabajadores. Cada trabajador cuenta con un color y se podrá ver quién faltará ese mes, cuál es el tipo de ausencia y acceder y modificar los turnos laborales.

Fichaje: El control horario de este software también es muy intuitivo y permite a los trabajadores fichar entrada y salida laboral, descargar el resumen de horas mensuales o anuales y acceder a los turnos.

Archivos: Aquí los trabajadores tendrán de forma organizada todas las nóminas, contratos, partes de baja y otros documentos importantes.

Tareas: En este apartado el trabajador puede observar las tareas diarias, semanales o mensuales con las que cuenta. Por ejemplo, el viernes 7 de enero tendrá que hacer llamadas para recordar la cita a los clientes del lunes.

En este apartado también se podrá acceder a las encuestas, evaluaciones y autoevaluaciones que se lleven a cabo dentro de la empresa.

Aquí te dejamos un vídeo de una DEMO funcional que hemos recibido por parte de Factorial.

Características principales de Factorial

Como puedes observar y si has llegado hasta aquí, Factorial cuenta con una infinidad de opciones y características.

Se puede decir que Factorial es una herramienta TODO en UNO en cuanto al sector de los Recursos Humanos. Es una solución accesible para gestores, empleados y encargados.

Desde cualquier lugar o dispositivo

Factorial permite a cualquier empleado de la empresa reunir toda la información relacionada con su puesto de trabajo y a su vez, a los gestores les permite acceder a toda la información de los trabajadores.

Desde cualquier lugar o dispositivo. Esto es lo importante, no importa si quieres revisar tus nóminas desde el sofá mientras ves la televisión. Con tu teléfono móvil puedes acceder rápidamente, si has terminado tu jornada de teletrabajo y has tenido que salir de casa, puedes fichar tu salida rápidamente desde el móvil.

También podrás tener acceso a los calendarios y actividad de los compañeros, es decir, podrás confirmar las vacaciones de tus compañeros en cualquier momento para así poder planificar las tuyas.

Aplicación móvil

La App de Factorial para empleados está disponible en Google Play y también App Store.

Esta app permite a sus usuarios estar al día de todo lo que ocurre en la empresa. Como ya hemos comentado, el usuario podrá acceder a fechas importantes, cumpleaños de compañeros, nóminas, tareas y mucho más.

Por otro lado, cabe destacar que se puede actualizar la información tal y como lo harías desde la web, encontrar y descargar las nóminas, ver el contrato laboral y hablar con los gestores.

Una opción importante es el control horario. A través de distintos métodos como por ejemplo un accesible botón, un código QR, con reconocimiento facial e incluso con opción a geolocalización.

Factorial tiene versión en varios idiomas, en su versión web y también en la versión de aplicación móvil. Está en constante actualización y se pueden solicitar formaciones y demos de prueba.

versión móvil
Versión móvil de Factorial

Vacaciones sin papeleos

Se acabó tener que imprimir un calendario en papel y que cada trabajador marque sus días “preferidos” para desconectar y coger vacaciones.

Con Factorial se realiza todo de forma online, puedes hacerlo incluso desde casa. Adiós al papeleo, a las hojas de Excel y a las comunicaciones a los encargados. Los encargados ahora no tendrán que cuadrar las vacaciones de los trabajadores.

Los trabajadores podrán acceder y realizar acciones que antes, necesitaban ejecución humana.  Ahora el proceso está 100% digitalizado.

Los trabajadores enviarán dichas solicitudes de forma online. ¡Adiós a los errores humanos!

Parecerá una tontería, pero hay anécdotas muy divertidas en cuanto al tema de las vacaciones. Por ejemplo, imagínate que imprimes mal el calendario, o que el gestor ha ajustado las fechas a dos trabajadores y no se aclaran entre ellos. Con Factorial esto no puede ocurrir.

Control de fichaje
Control de fichaje

Mejora en la comunicación

Con Factorial la comunicación será más fluida. Hay un panel donde los trabajadores podrán comentar, usar emojis, imágenes e incluso audio.

Se podrán automatizar las consultas generales fijando la información detallada en el área de comunicación. Por ejemplo, un cambio de horario o una convocatoria de entrevistas, los trabajadores ya no tendrán que preguntar. Esta información aparecerá fijada en el panel.

Es una forma de encontrar las respuestas rápidamente y a tan solo un clic.

Seguridad y mayor organización

Con Factorial los trabajadores y gestores tendrán toda la información y documentación digitalizados y mejor organizados, disponibles para todos en cualquier momento. Cada trabajador tendrá un “rango” y con ese rango tendrá ciertos permisos para leer la documentación necesaria.

Es decir, un trabajador no podrá acceder a las nóminas de sus compañeros, el gestor sí.

En resumen, adiós a las carpetas archivadoras con cientos de documentos, contratos, nóminas antiguas y otros papeleos.

También cuenta con la opción de organigrama de empleados. Esta se genera automáticamente y cualquier usuario tendrá acceso, la comunicación también mejorará y será más fácil entender cómo funciona la empresa y sus equipos.

Además, esto también confirmará que la información más confidencial y sensible esté mejor salvaguardada, ya que el programa ofrece un tipo de encriptación de alta seguridad que está pensada para evitar pérdidas y malos usos.

Mejora en los procesos cotidianos

Factorial no solo sirve para recopilar datos, hacer entrevistas y entregar nóminas. Este software también hace uso de gráficas y apoyo para el apoyo en la toma de decisiones.

Y te preguntarás, ¿qué significa esto?

Pues bien, el software podrá detectar errores o cosas a mejorar en cualquier tipo de proceso, genera informes de resultados sobre los procesos y evaluación de los mismos.

Te ponemos un claro ejemplo, se puede observar el absentismo a partir de los datos de ausencias, también se podrá estudiar la rotación de personal con la herramienta de onboarding y offboarding, tiene opción a mejorar la productividad interpretando los resultados de las evaluaciones del desempeño y mucho más.

incidencias
Incidencia en nómina de empleado

Ventajas para los trabajadores

Gracias a Factorial los trabajadores obtendrán un mayor nivel de independencia. Es decir, tendrán acceso a documentos, información, turnos, registros de jornadas y vacaciones a tan solo un clic.

Sus tareas, encuestas, evaluaciones, todo está almacenado en Factorial. De este modo, el papel del gestor o administrativo queda un poco menos congestionado y puede ganar mayor producción en otros sectores.

Además de toda esta comunicación que la empresa podrá compartir con sus empleados, hay más. Gracias a esta función la empresa gana transparencia, genera confianza y amplía y mejora su comunicación interna.

Además, los empleados siempre podrán modificar sus datos personales o también solicitar detalles que se suelen pedir en el día a día.

Por ejemplo, la solicitud de una nómina, certificado de empresa, copia del contrato laboral o cualquier otro documento.

Gestoría incluida

Factorial se actualizó recientemente e incluyó un nuevo servicio para sus usuarios. Ahora, podrán disfrutar de un servicio de gestión de nóminas totalmente completo para poder recoger mejor toda la información de empresa.

El servicio que ofrecen es exactamente igual que el que se ofrece en una gestoría física y el cálculo de nóminas es 100% fiable.

Conclusión

Factorial sin duda pretende abarcar todas las necesidades de los departamentos de RRHH.

El objetivo no es que tan solo se beneficien ellos, sino que también tienen como objetivo aumentar la productividad en general, tanto de empleados como de gestores. Ofrecer beneficios para la modalidad de teletrabajo e intentar reducir en gastos.

Tras la aparición de la pandemia, muchas empresas se han visto afectadas en el tema de gestión. Es cierto que es un objetivo complicado de conseguir, tener una plantilla grande de trabajadores, organizarlos, ofrecer teletrabajo a todos los que puedan acceder a él y gestionarlo todo es difícil.

Con este software muchas empresas han podido superar el bache que ha generado el COVID y a su vez controlar la actividad laboral de las personas que trabajan desde casa por primera vez.

Con diferentes métodos de control de jornada laboral, gestión de documentación importante y el sistema de entrevistas vía online, Factorial se convierte en el mejor software de gestión de RRHH de modo online.

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