Actualmente, las empresas enfrentan varios desafíos, uno de los más comunes es cómo administrar adecuadamente las reuniones virtuales con equipos que trabajan de forma remota.
Organizar reuniones online no es tarea fácil, puede ser un verdadero desafío. Si quieres tener éxito en implementar el trabajo remoto y reunirte con un equipo con independencia del lugar donde se encuentren, recuerda estas ideas y, sobre todo, recuerda que la planificación y el establecimiento de objetivos son clave para una buena colaboración bien planificada.
En este artículo se muestran una serie de consejos para crear reuniones efectivas mientras se trabaja de forma remota y cómo dedicar cada minuto del equipo a evitar que sea una pérdida de tiempo frustrante que no brinde soluciones productivas. En este sentido, es importante tener en cuenta una serie de recomendaciones para gestionar el teletrabajo y las reuniones online que puedan tener lugar durante la jornada laboral.
¿Cómo hacer una reunión de trabajo en remoto efectiva?
Cuando se quiere ser más eficiente en una videoconferencia, se deben considerar aspectos como los siguientes:
Comprueba la conexión Wi-Fi
Las videoconferencias requieren más ancho de banda. Por esta razón, es necesario verificar la velocidad de carga y descarga en el servidor. Si la conexión no es lo suficientemente rápida, se deben probar algunas de las siguientes soluciones:
- Prueba la velocidad de la conexión a Internet en diferentes lugares de la casa.
- Ubicarnos lo más cerca posible del router.
Calidad del sonido antes de que comience la reunión
Utilice auriculares en lugar del micrófono externo del sistema. Coloque el micrófono a unas 15 pulgadas de su boca. Esto es importante realizarlo antes de comenzar la reunión para evitar retrasos innecesarios. Además, cuando la reunión se realiza con clientes es fundamental mantener un sonido nítido y claro para todos.
Pedir la palabra
Cuando esté en una reunión, use la función de chat integrada de la plataforma o levante la mano para pedir la palabra, hacer preguntas o comentarios. De esta manera, la reunión se vuelve más fluida y eficiente, sin interrumpir a la persona que se encuentre hablando en ese momento.
Iluminación
La subida del precio de la luz ha afectado mucho al bolsillo de las personas que desarrollan su profesión en casa. Aún así, se debe mantener la luz de la habitación encendida cuando no hay suficiente luminosidad para que se vea nítido. Esto no quita que el precio de la luz haya aumentado exponencialmente en los últimos tiempos, afectando en gran medida a los emprendedores y trabajadores en remoto.
Es un hecho que trabajar desde casa impacta directamente en el bolsillo de los empleados. Por ejemplo, un trabajador con jornada intensiva que utilice el ordenador portátil constantemente como herramienta de trabajo principal, el coste sería de unos 0,0280 euros al día, 0,1398 euros la semana y 0,5860 euros al mes. Esto supondría un coste de entre 35 a 50 euros mensuales, sin contar con otros aparatos como el aire acondicionado. No obstante, los precios de la luz son establecidos de un día para otro, así podemos saber cuál será el precio del kWh mañana para poder realizar el máximo consumo en el horario que más nos favorezca.
Dar discursos cortos
Esto asegura que la atención de todos se centre en el mensaje que desea transmitir. Es algo complicado de cumplir, sin embargo, es esencial tenerlo en mente cuando quieres difundir un comunicado primordial.
Mantener la cámara encendida
No hacerlo puede indicar desinterés, renuencia o falta de compromiso. Pero en ocasiones, y ante problemas de conexión por mala calidad de la señal o excesivo consumo de datos móviles, el consenso de apagar las cámaras puede interpretarse como un gesto de cortesía y benevolencia. Su cara y la mitad de su cuerpo deben colocarse en el centro de la cámara. Cuando se teletrabaja debes mostrar gran profesionalidad a la hora de conectarte a una reunión y que el resto pueda notar ese compromiso con la empresa. Por eso el adecuado uso de la cámara es tan valioso. Cuando hables, mira a la cámara, no a la pantalla. Esto ayuda a hacer contacto visual con los espectadores/hablantes.
Silencia el micrófono
Cuando comienzan las reuniones, los micrófonos de los participantes se silencian y solo se activa el moderador o el administrador. Deberás encenderlo para saludar y que noten tu presencia e interés en la reunión. No obstante, el resto del tiempo que no estés hablando procura tener el micrófono silenciado, así se evita molestar al resto con ruidos de fondo.
Respetar el horario de reunión
La disciplina, la organización y la planificación son importantes para una reunión exitosa. Además, hay que ser muy estricto con el consumo de tiempo y el seguimiento de la agenda. Empezar y terminar la reunión según el horario establecido es verdaderamente importante para que el resto de los presentes pueda organizar su jornada. Asimismo, esto hace que no se alargue durante horas sin necesidad.
Limite las distracciones
Por ejemplo, evite usar el teléfono o hacer otras tareas. Incluso realizar gestos tan simples como comer o beber durante la reunión puede resultar de mal gusto.
Aspecto profesional
La apariencia debe ser formal, se debe usar la vestimenta que se usaría en una reunión física, como si estuvieses en la oficina. También es importante no acercarse demasiado o colocarse muy lejos de la cámara. La distancia debe ser tal que cubra toda la cara y parte del pecho.
Cuida el fondo
Asegúrate de que todo se vea ordenado y formal en el lugar en el que te encuentres. Se puede usar un fondo web virtual para desenfocar, eliminar o reemplazar el fondo según sea necesario. Un fondo llamativo puede desviar la atención del resto de participantes.
Pon una meta
La reunión debe tener un propósito claro. Para ello, es importante asegurarse de que todos los convocados conozcan el motivo de la charla, es decir, comprendan lo que se va a discutir y lograr durante la reunión para conseguir un objetivo común al finalizar. Es importante establecer una hora de finalización firme para su reunión y un límite de tiempo para que cada persona hable o comparta actualizaciones. De esta manera es posible mantener a todos los participantes enfocados en esa meta.
Definir roles
Asignar a cada participante una función y, por lo tanto, las responsabilidades asociadas con esa función. Ésta es una forma de involucrar a los participantes en la reunión virtual. Lo que hace es mantener a todos comprometidos e involucrados en la conversación.
Dar un plan de acción
Una vez completada la reunión, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo conozcan los próximos pasos. En otras palabras, proporciona notas de la reunión o puntos de acción para que los asistentes realicen un seguimiento.
Estas son algunas ideas para mantener a los miembros de la reunión completamente enfocados en el proyecto que se está haciendo en ese momento, siempre con independencia del lugar donde esté teletrabajando. Poder teletrabajar es un beneficio que ha llegado para quedarse y hay que aprovecharlo de la forma más eficiente posible.
